कार्यकारी सहायक/कार्यालय प्रबंधक

हम किसकी तलाश कर रहे हैं:

प्रोजेक्ट रेडी में एक सफल कार्यकारी सहायक/कार्यालय प्रबंधक है:

• विवरणों के प्रति जुनूनी: आपसे कोई भी बात छिपी नहीं रहती। आप स्वभाव से ही अत्यधिक विवरणों पर ध्यान देने वाले व्यक्ति हैं और आपके पास अपने और दूसरों के लिए विवरणों को प्रबंधित करने और उन पर नज़र रखने के लिए बेहतरीन सिस्टम हैं।

• मिशन संरेखित: हालाँकि आप इस काम को कहीं भी करने का विकल्प चुन सकते हैं, लेकिन आप यह काम प्रोजेक्ट रेडी के विज़न और मिशन की सेवा में करना चाहते हैं। आदर्श रूप से, आप न्यूर्क, एनजे में रहते हैं, न्यूर्क से परिचित हैं, और/या इस समुदाय के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित की है।

• लचीला: जब आप संरचित प्रणालियों और प्रक्रियाओं को कुशलतापूर्वक लागू करते हैं और चलाते हैं, तो आप कठोरता और लचीलेपन के बीच संतुलन बनाना जानते हैं। प्राथमिकताओं में बदलाव से आप आसानी से निराश नहीं होते। जब दूसरे आपके सिस्टम के साथ इंटरैक्ट करते हैं (जैसे कि दूसरों के साथ शेड्यूलिंग के लिए आपका सिस्टम), तो आप फीडबैक के लिए खुले रहते हैं और अलग-अलग प्राथमिकताओं और कार्यशैली के साथ तालमेल बिठाने में सक्षम होते हैं।

• एक स्व-प्रारंभकर्ता: आप पहल करते हैं। आप अत्यधिक स्वतंत्र हैं और सीमित निर्देशों के साथ उत्कृष्टता प्राप्त कर सकते हैं। आप न तो उम्मीद करते हैं और न ही आपको इसकी आवश्यकता है कि कोई आपको अपनी भूमिका के किसी पहलू को सफलतापूर्वक पूरा करने के बारे में कोई मैनुअल सौंपे। शायद आप मैनुअल के लेखक बनना पसंद करते हैं न कि प्राप्तकर्ता!

• एक रचनात्मक समस्या समाधानकर्ता: आप न केवल काम में समस्याओं और अक्षमताओं की पहचान करने में सक्षम हैं, बल्कि आप रचनात्मक समाधानों की पहचान करने और उन्हें लागू करने में भी कुशल हैं!

• एक टीम प्लेयर: प्रोजेक्ट रेडी एक युवा संगठन है और हमारी टीम छोटी लेकिन शक्तिशाली है। आप एक छोटी, उद्यमी टीम का हिस्सा बनना चाहते हैं (वास्तव में, आप उस माहौल में कामयाब होते हैं!)। आपके पास पूरी तरह से काम करने की मानसिकता है और आप टीम और काम का समर्थन करने के लिए तैयार रहेंगे।

• एक क्लोजर: आप काम पूरा करते हैं, और सुनिश्चित करते हैं कि दूसरे भी ऐसा करें। आप चीजों को शुरू से लेकर अंत तक पूरा करते हैं। किसी को यह देखने की ज़रूरत नहीं है कि आपने अपने काम को सही से किया है या नहीं। वास्तव में, आप यही काम दूसरों के लिए कर रहे हैं!

• अच्छा निर्णय: आप अत्यधिक पेशेवर और कूटनीतिज्ञ हैं। आप जानते हैं कि कब मदद या सलाह मांगनी है, आप समझदार और व्यावहारिक हैं।

• डिजिटल रूप से कुशल: आप डिजिटल उपकरणों के साथ सहज हैं, जिनमें माइक्रोसॉफ्ट 365, गूगल सूट, प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए असाना, क्विकबुक, कैनवा आदि शामिल हैं। आप नए डिजिटल उपकरण सीखने में सक्षम हैं, तथा ऐसे नए उपकरणों की पहचान कर सकते हैं जो आपके और आपकी टीम के काम में सहायक हो सकते हैं।

• जिज्ञासु: जबकि आपका ध्यान मुख्य EA/OM कर्तव्यों पर होगा, आप बड़ी तस्वीर को समझने में रुचि रखते हैं। आप प्रोजेक्ट रेडी के कार्यक्रम को समझना चाहते हैं, और आप दैनिक गतिविधियों के साथ उचित प्राथमिकता और निर्णय लेने के लिए स्वतंत्र रूप से "क्यों" पूछते हैं। व्यापक उद्देश्यों को समझने से आपको भूमिका में अधिक सफल होने में मदद मिलेगी।

जिम्मेदारियां:

नीचे प्रोजेक्ट रेडी में कार्यकारी सहायक/कार्यालय प्रबंधक की मुख्य जिम्मेदारियाँ दी गई हैं। यह सूची संपूर्ण नहीं है; ईए/ओएम को सौंपे गए या आवश्यक अन्य कर्तव्यों का पालन करना होगा, और विशिष्ट जिम्मेदारियाँ अलग-अलग होंगी।

व्यवस्थापकीय सहायता:

तेज गति, उच्च मात्रा और उद्यमशील वातावरण में अत्यधिक प्रभावी प्रशासनिक सहायता प्रदान करना, जिसमें सीईओ को निम्नलिखित तरीके से प्रत्यक्ष सहायता प्रदान करना शामिल है:

• सीईओ के शेड्यूल की योजना बनाएं, समन्वय करें और सुनिश्चित करें कि उसका पालन किया जाए और उसका सम्मान किया जाए। सीईओ के समय और कार्यालय तक सीधी पहुंच के लिए जीत-जीत की स्थिति बनाते हुए “गेटकीपर” और “गेटवे” भूमिकाएं प्रदान करें।

• सीईओ के साथ मिलकर और प्रभावी ढंग से काम करें ताकि उन्हें आगामी प्रतिबद्धताओं और जिम्मेदारियों के बारे में अच्छी तरह से जानकारी मिलती रहे, और उचित तरीके से उनका पालन करें। एक "बैरोमीटर" के रूप में कार्य करें, पर्यावरण में हो रहे मुद्दों के बारे में समझ रखें और सीईओ को अपडेट रखें।

• व्यावहारिक दृष्टिकोण के साथ डिलिवरेबल्स के महत्वपूर्ण पहलुओं को सफलतापूर्वक पूरा करना, जिसमें पावती पत्र, व्यक्तिगत पत्राचार और अन्य कार्य शामिल हैं जो सीईओ को कंपनी का प्रभावी ढंग से नेतृत्व करने की क्षमता प्रदान करते हैं।

• सीईओ के लिए विभिन्न प्रकार के प्रशासनिक कार्य पूरे करना, जिनमें शामिल हैं: नियुक्तियों के अत्यंत सक्रिय कैलेंडर का प्रबंधन करना; रिपोर्ट पूरी करना; कभी-कभी गोपनीय पत्राचार की रचना और तैयारी करना; जटिल और विस्तृत यात्रा योजनाओं, यात्रा कार्यक्रमों और एजेंडों की व्यवस्था करना; और

  
  

  बैठकों के लिए दस्तावेज़ संकलित करना।

• परस्पर विरोधी आवश्यकताओं को प्राथमिकता देना; मामलों को शीघ्रतापूर्वक, सक्रियता से निपटाना, तथा परियोजनाओं को सफलतापूर्वक पूरा करना, अक्सर समय-सीमा के दबाव के साथ।

नेतृत्व टीम को निम्नलिखित तरीके से प्रत्यक्ष सहायता प्रदान करें:

• कार्यकारी नेतृत्व टीम के सहायक सदस्य के रूप में भाग लेना, जिसमें बैठकों का समय निर्धारण करने में सहायता करना और सभी बैठकों में उपस्थित होना शामिल है।

• नेतृत्व टीम की बैठकों और सभी स्टाफ बैठकों के एजेंडे के समन्वय में सहायता करना।

• बाहरी हितधारकों के साथ लिखित संचार के लिए प्रथम प्रारूप तैयार करें।

• यात्रा और आउटरीच योजनाओं, संचार और साझेदारी के लिए टीम-पार समन्वय को सुगम बनाना।

• ऑन-साइट और ऑफ-साइट इवेंट की योजना और रसद में सहायता करना।

कार्यालय प्रबन्धन:

• कार्यालय के दिन-प्रतिदिन के कार्यों का प्रबंधन करना, जिसमें शामिल हैं:

  • आपूर्ति सूची, आदेश और खरीद प्रक्रियाओं की देखरेख करना।

  • कार्यालय के वातावरण और उपकरणों को स्वच्छ, व्यवस्थित और स्वागत योग्य स्थान सुनिश्चित करने के लिए बनाए रखना।

  • प्रौद्योगिकी सूची और ऋण प्रणालियों को संभालना।

  • आने वाले मेल प्राप्त करना और जाने वाले मेल तैयार करना।

• साझा गूगल ड्राइव पर टीम इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करें।

वित्त एवं अनुपालन प्रबंधन:

• बिलिंग ईमेल की निगरानी करें और आवश्यकतानुसार भुगतानकर्ताओं से संवाद करें।

• बिल.कॉम प्लेटफॉर्म में बिलिंग की प्रक्रिया करें और क्विकबुक में वर्गीकरण को अद्यतन करें।

• वार्षिक लेखापरीक्षा और अनुदान रिपोर्ट के लिए आवश्यक सामग्री एकत्रित और संकलित करना।

मानव संसाधन सहायता:

• नये कर्मचारियों की जानकारी एकत्रित करने का प्रबंधन करें तथा सुनिश्चित करें कि उनके पास उचित रोजगार दस्तावेज हों।

• ट्राइनेट प्लेटफॉर्म और सुरक्षित गूगल ड्राइव के माध्यम से डिजिटल कर्मचारी फाइलें बनाएं और उनका रखरखाव करें।

• वेतन और तदर्थ मानव संसाधन परियोजनाओं में सहायता करना।

योग्यताएं:

• हाई स्कूल डिप्लोमा या समकक्ष आवश्यक है; मान्यता प्राप्त कॉलेज से स्नातक की डिग्री को प्राथमिकता दी जाएगी।

• मजबूत कार्य अवधि: सी-स्तर के अधिकारियों को सहयोग देने में 5+ वर्ष का अनुभव, अधिमानतः एक गैर-लाभकारी संगठन और/या एक स्टार्टअप में।

• वित्त, बहीखाता और/या परिचालन में अनुभव।

• उपरोक्त “हम किसकी तलाश कर रहे हैं” अनुभाग में वर्णित कौशल, मानसिकता और योग्यताएं रखता है।

• गोपनीय मामलों के प्रति संवेदनशीलता अपेक्षित है।

• न्यूर्क, एन.जे. कार्यालय से प्रति सप्ताह 3-5 दिन कार्य करने की क्षमता (यह प्रोग्रामिंग और बैठक कार्यक्रम के आधार पर सप्ताह के अनुसार अलग-अलग होगी)।

• शाम और सप्ताहांत प्रोग्रामिंग में व्यक्तिगत सहायता प्रदान करने की क्षमता।

• शारीरिक आवश्यकताएँ: ○ इस नौकरी के कर्तव्यों का पालन करते समय, कर्मचारी को लगातार बैठना पड़ता है; कभी-कभी खड़े होने, चलने और झुकने, तथा हाथों और भुजाओं से पहुँचने की आवश्यकता होती है। शायद ही कभी घुटने टेकने, बैठने या रेंगने, चढ़ने या संतुलन बनाने की आवश्यकता होती है। ○ कर्मचारी को कभी-कभी 30 पाउंड से अधिक वजन उठाना या हिलाना पड़ता है। ○ यह नौकरी ऐसी इमारत में की जाती है जहाँ लिफ्ट की सुविधा न हो और उसे सीढ़ियाँ चढ़ने में सक्षम होना चाहिए।