Assistante de direction/Chef de bureau

Qui recherchons-nous :

Un assistant exécutif/chef de bureau performant chez Project Ready est :

• Obsession des détails : rien ne vous échappe. Vous êtes par nature très méticuleux et disposez d'excellents systèmes de gestion et de suivi des détails pour vous-même et pour les autres.

• Alignement avec la mission : Bien que vous puissiez choisir d'effectuer ce travail n'importe où, vous souhaitez le faire au service de la vision et de la mission de Project Ready. Idéalement, vous vivez à Newark, dans le New Jersey, vous connaissez Newark et/ou vous avez démontré votre engagement envers cette communauté.

• Flexible : vous mettez en œuvre et gérez avec brio des systèmes et des processus structurés, mais vous savez trouver le juste équilibre entre rigidité et flexibilité. Vous ne vous laissez pas facilement frustrer par les changements de priorités. Lorsque d'autres personnes interagissent avec vos systèmes (par exemple, votre système de planification avec d'autres personnes), vous êtes ouvert aux commentaires et capable de vous adapter à différentes préférences et styles de travail.

• Autodidacte : vous prenez des initiatives. Vous êtes très indépendant et pouvez exceller avec des directives limitées. Vous n'attendez pas et n'avez pas besoin que quelqu'un vous remette un manuel sur la façon de mener à bien un aspect de votre rôle. Peut-être préférez-vous être l'auteur du manuel plutôt que le destinataire !

• Un solutionneur de problèmes créatif : non seulement vous êtes capable d’identifier les problèmes et les inefficacités dans le travail, mais vous êtes également capable d’identifier et de mettre en œuvre des solutions créatives !

• Un joueur d’équipe : Project Ready est une jeune organisation et notre équipe est petite mais puissante. Vous souhaitez faire partie d’une petite équipe entrepreneuriale (en fait, vous vous épanouissez dans cet environnement !). Vous avez une mentalité de tous les instants et vous serez là pour soutenir l’équipe et le travail.

• A Closer : Vous faites avancer les choses et vous vous assurez que les autres en font autant. Vous menez les choses à bien, du début à la fin. Personne n'a besoin de regarder par-dessus votre épaule pour s'assurer que vous avez mis les points sur les i et les barres sur les t. En fait, c'est ce que vous faites pour tout le monde !

• Bon jugement : Vous êtes très professionnel et diplomate. Vous savez quand demander de l'aide ou des conseils, vous êtes perspicace et pratique.

• Expertise numérique : Vous êtes à l'aise avec les outils numériques, notamment Microsoft 365, Google Suite, Asana pour la gestion de projet, Quickbooks, Canva, etc. Vous êtes capable d'acquérir de nouveaux outils numériques et d'identifier de nouveaux outils qui pourraient soutenir votre travail et celui de votre équipe.

• Curieux : Bien que vous vous concentriez sur les tâches principales d'EA/OM, vous souhaitez comprendre la situation dans son ensemble. Vous voulez comprendre le programme de Project Ready et vous vous demandez « pourquoi » de manière indépendante afin d'exercer une priorisation et un jugement appropriés dans les activités quotidiennes. La compréhension des objectifs plus larges vous aidera à mieux réussir dans ce rôle.

RESPONSABILITÉS:

Vous trouverez ci-dessous les principales responsabilités d'un adjoint exécutif/directeur de bureau chez Project Ready. Cette liste n'est pas exhaustive ; l'adjoint exécutif/directeur de bureau effectuera d'autres tâches selon les besoins et les responsabilités spécifiques varieront.

Soutien administratif :

Fournir un soutien administratif très efficace dans un environnement rapide, à volume élevé et entrepreneurial, y compris en fournissant un soutien direct au PDG comme suit :

• Planifier, coordonner et s'assurer que l'horaire du PDG soit suivi et respecté. Assurer des rôles de « gardien » et de « passerelle », créant des situations gagnant-gagnant pour un accès direct au temps et au bureau du PDG.

• Travailler en étroite collaboration et de manière efficace avec le PDG pour le tenir bien informé des engagements et responsabilités à venir, en effectuant un suivi approprié. Agir comme un « baromètre », avoir une idée des problèmes qui se posent dans l’environnement et tenir le PDG informé.

• Réaliser avec succès les aspects critiques des livrables grâce à une approche pratique, notamment la rédaction de lettres de remerciement, de correspondance personnelle et d'autres tâches qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l'entreprise.

• Accomplir une grande variété de tâches administratives pour le PDG, notamment : gérer un calendrier de rendez-vous extrêmement chargé ; rédiger des rapports ; rédiger et préparer une correspondance parfois confidentielle ; organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés ; et

  
  

  rédiger des documents pour les réunions.

• Prioriser les besoins conflictuels ; gérer les questions rapidement et de manière proactive et assurer le suivi des projets jusqu'à leur achèvement, souvent sous la pression des délais.

Fournir un soutien direct à l’équipe de direction comme suit :

• Participer en tant que membre adjoint de l’équipe de direction, notamment en aidant à la planification des réunions et en assistant à toutes les réunions.

• Aider à coordonner l’ordre du jour des réunions de l’équipe de direction et de toutes les réunions du personnel.

• Créer les premières ébauches de communications écrites destinées aux parties prenantes externes.

• Faciliter la coordination inter-équipes des plans de voyage et de sensibilisation, des communications et des partenariats.

• Aider à la planification et à la logistique des événements sur place et hors site.

Gestion de bureau :

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau, qui comprennent :

  • Superviser l’inventaire des fournitures, les processus de commande et d’approvisionnement.

  • Maintenir l'environnement et l'équipement du bureau pour assurer un espace propre, organisé et accueillant.

  • Gestion des stocks de technologies et des systèmes de prêt.

  • Réception du courrier entrant et préparation du courrier sortant.

• Organisez les fichiers électroniques de l'équipe sur des disques Google partagés.

Gestion des finances et de la conformité :

• Surveillez les e-mails de facturation et communiquez avec les bénéficiaires selon les besoins.

• Traitez la facturation sur la plateforme Bill.com et mettez à jour les classifications dans Quickbooks.

• Rassembler et compiler les documents requis pour les audits annuels et les rapports de subventions.

Soutien RH :

• Gérer la collecte des informations des nouveaux employés et s'assurer qu'ils disposent de la documentation d'emploi appropriée.

• Créez et maintenez les dossiers numériques des employés via la plateforme TriNet et Google Drive sécurisé.

• Aider à la gestion des paies et aux projets RH ponctuels.

Qualifications:

• Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis; un baccalauréat d’un collège accrédité est préférable.

• Forte expérience professionnelle : 5 années ou plus d'expérience dans l'accompagnement de cadres supérieurs, de préférence dans une organisation à but non lucratif et/ou une start-up.

• Expérience en finance, en comptabilité et/ou en opérations.

• Possède les compétences, l’état d’esprit et les capacités décrits dans la section « Qui nous recherchons » ci-dessus.

• Une sensibilité aux questions confidentielles est requise.

• Possibilité de travailler depuis le bureau de Newark, NJ 3 à 5 jours par semaine (cela varie selon la semaine, en fonction de la programmation et des horaires des réunions).

• Capacité à fournir un soutien en personne pour la programmation du soir et du week-end.

• Exigences physiques : ○ Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé doit continuellement rester assis. Il doit parfois se lever, marcher, se baisser et tendre les bras. Il doit rarement s'agenouiller, s'accroupir, ramper, grimper ou garder l'équilibre. ○ L'employé doit occasionnellement soulever ou déplacer plus de 30 livres. ○ Ce poste est situé dans un immeuble sans ascenseur et doit être capable de monter les escaliers.